Tras el cierre de la primera etapa de Optimiza UCEN, el vicerrector de Administración y Finanzas, Mario Pinto Astudillo, entregó una mirada sobre los principales aprendizajes de la implementación de SAP S/4HANA y los desafíos que se abren para consolidar el uso de la nueva plataforma en la gestión universitaria.
La implementación, desarrollada durante diez meses, consideró módulos asociados a la Cuenta Corriente del Estudiante, gestión financiero-contable, presupuesto, compras, recaudación, control de proyectos institucionales, activo fijo y procesos vinculados a la mantención de instalaciones.
De acuerdo con la autoridad, el proyecto significó un cambio relevante para la universidad, tanto por la actualización tecnológica como por la necesidad de adaptar procesos, roles y formas de trabajo en distintas unidades.
«El principal aprendizaje es que este tipo de proyectos se desarrolla en equipo. Nadie es dueño de un proyecto de esta envergadura por sí solo. Por eso, este proceso tuvo una gobernanza institucional, con conducción directiva, seguimiento permanente y un equipo que fue revisando semanalmente los avances, los requerimientos y los ajustes necesarios para cumplir con los objetivos definidos», señaló.
En este proceso, el vicerrector también destacó el trabajo realizado por Marianela Monsalve, directora del proyecto, así como el compromiso del equipo de key users, cuyo rol fue fundamental para articular el levantamiento de requerimientos, acompañar la implementación y facilitar la adopción de la nueva plataforma en las distintas unidades involucradas.
En esa línea, destacó que Optimiza UCEN permitió reforzar la capacidad interna de la institución para asumir transformaciones complejas, especialmente por el compromiso de quienes participaron directamente en la implementación.
«Se refuerza la idea de que tenemos capacidad interna y personas comprometidas. Quienes participaron salieron de su ámbito habitual de trabajo y tomaron este desafío con muy buena disposición y actitud. No solo hubo compromiso con el trabajo técnico, sino también con la forma en que se enfrentó el cambio, con apertura para aprender, ajustar procesos y contribuir a una mejora institucional», afirmó.
Uno de los aspectos relevados por el vicerrector fue la decisión institucional de adoptar el estándar SAP, evitando desarrollos funcionales adicionales que pudieran afectar los plazos, costos o la estabilidad del proyecto.
«Un aprendizaje importante fue comprender que debíamos adaptar nuestra operación a lo que el sistema traía nativamente. No hicimos desarrollos funcionales que pudieran afectar los tiempos de implementación ni los costos del proyecto. Esa definición fue clave para completar esta primera etapa en diez meses, resguardando la continuidad operacional y manteniendo el alcance comprometido», sostuvo.
La salida en producción se realizó de manera escalonada durante enero de 2026. El 2 de enero comenzó la operación del módulo Cuenta Corriente del Estudiante; el 5 de enero, el componente financiero-contable de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas; y el 12 de enero, la totalidad de los módulos quedó disponible para la U. Central.
A juicio de Mario Pinto, otro factor relevante fue la incorporación temprana de una estrategia de gestión del cambio, que permitió acompañar a los equipos desde las primeras etapas del proceso.
«La Universidad Central tomó la decisión de incorporar gestión del cambio desde el inicio, incluso antes de seleccionar a la empresa implementadora. Eso fue un acierto, porque permitió que las herramientas, la planificación y el acompañamiento estuvieran disponibles desde las primeras etapas del proyecto. Ayudó mucho a que el proceso de ajuste, tanto al interior de los equipos como posteriormente con la comunidad universitaria, fuera metodológicamente bien llevado», explicó.
Entre los avances más relevantes de esta primera etapa, el vicerrector subrayó la mejora en la calidad, trazabilidad y oportunidad de la información institucional, especialmente en materias como ejecución presupuestaria, emisión de reportes, órdenes de compra y seguimiento de procesos financiero-contables.
«Hoy la ejecución presupuestaria se está visualizando en tiempo real. Eso representa un cambio muy relevante, porque permite ver los recursos comprometidos y ejecutados con información más oportuna. Las órdenes de compra, los sistemas asociados y las acciones que comprometen presupuesto quedan integradas, lo que nos da una ventaja importante para el seguimiento y control de la gestión», detalló.
Respecto de la etapa posterior a la implementación, Mario Pinto sostuvo que uno de los desafíos centrales será transformar los aprendizajes obtenidos en nuevas capacidades institucionales, a través de la transferencia de conocimientos desde los equipos que participaron directamente en el proyecto hacia sus respectivas unidades y otros equipos de trabajo.
«El desafío ahora es cómo logramos capitalizar este aprendizaje para toda la institución. Los equipos que participaron tienen capacidades y conocimientos que deben transferirse a sus unidades y a otros equipos. Eso requiere tiempo, involucramiento y disposición de todas las áreas», afirmó.
La primera etapa de Optimiza UCEN fue reconocida por SAP como caso de éxito el pasado 24 de marzo, durante una actividad realizada en SAP House, donde la U. Central presentó su experiencia de implementación junto a Indra, socio implementador del proyecto, ante organizaciones de distintas industrias. Posteriormente, el 6 de abril, la institución fue convocada a integrarse al Programa de Referencias SAP, espacio orientado a compartir buenas prácticas y fortalecer el aprendizaje continuo.
Para Mario Pinto, estos hitos dan cuenta del trabajo desarrollado y, al mismo tiempo, plantean nuevos desafíos para la institución, especialmente en la consolidación del sistema y en la continuidad del proceso de transformación digital.
«Este es un gran avance para las unidades de servicio que apoyan la función académica. Veníamos de sistemas que ya habían cumplido su vida útil y de información distribuida en distintas plataformas. Al integrar datos, mejorar su calidad y contar con mayor oportunidad y confianza, se abren posibilidades para nuevos desarrollos y para avanzar hacia mayores niveles de inteligencia digital en el área de administración y finanzas», concluyó.
La siguiente etapa de Optimiza UCEN estará orientada al ámbito académico y será liderada por la Vicerrectoría de Desarrollo Institucional, en coherencia con el Plan Estratégico Corporativo 2026-2032, que plantea la consolidación de un modelo de gestión integral apoyado en sistemas de información que optimicen los ámbitos académicos, administrativos y financieros.