Una solicitud de cambio de carrera, de congelación o la inscripción excepcional de una asignatura rara vez se resuelven a partir de un correo de cinco líneas. Para responder con certeza y a tiempo, las direcciones de carrera deben reunir antecedentes académicos, curriculares, financieros y de acompañamiento que hoy se encuentran distribuidos en distintos espacios y plataformas. Reconstruir esa historia y hacerla accesible en el momento oportuno está en el centro de la segunda etapa de Optimiza, que U. Central puso en marcha este martes 25 de agosto.
Mediante SAP, el componente Ciclo de Vida del Estudiante integrará los procesos comprendidos entre la admisión y la titulación. Esta etapa da continuidad a la fase financiera, que modernizó la gestión administrativa y sostuvo la matrícula de cerca de 20 mil estudiantes.
Al presentar el alcance del nuevo componente, la vicerrectora de Desarrollo Institucional, doctora Carolyn Palma Toloza, explicó que el desafío es superar la dispersión de los datos y la falta de integración entre los procesos, que hoy obligan a realizar numerosas coordinaciones para entregar una respuesta completa.
«La transformación que buscamos no es solamente tecnológica; es una transformación institucional que requiere revisar procesos, criterios y formas de trabajo», afirmó la vicerrectora.
La autoridad señaló que el objetivo es disponer de información confiable sobre cada trayectoria, en consonancia con el Plan Estratégico Corporativo (PEC) 2026-2032 y el Proyecto Educativo Institucional (PEI), y establecer reglas claras para proteger los datos.
La vicerrectora ilustró esa complejidad mediante solicitudes reales recibidas por las direcciones de carrera. Una consulta aparentemente sencilla puede exigir revisar el expediente académico, la malla curricular, los prerrequisitos, las equivalencias, la carga de créditos, el rendimiento, la situación financiera y eventuales necesidades de acompañamiento socioemocional.
«Muchas decisiones académicas no pueden resolverse mirando un solo dato. Requieren comprender la trayectoria completa del estudiante, su avance, rendimiento, carga académica, situación curricular, financiera y socioemocional, entre otras», enfatizó.
Las personas autorizadas podrán consultar esos antecedentes con mayor facilidad y entregar orientaciones oportunas. «El expediente del estudiante es el corazón del sistema SAP», sintetizó la vicerrectora. Allí convergerán la admisión, la matrícula, la inscripción de asignaturas, la asistencia, las calificaciones, la progresión, la graduación y la titulación.
La gobernanza se organizará en tres niveles: la Rectoría entregará las orientaciones estratégicas; la Vicerrectoría de Desarrollo Institucional coordinará las definiciones académicas y administrativas; y los equipos funcionales y técnicos desarrollarán el trabajo operativo. También participarán Indra Group, como socio tecnológico, y equipo de la consultora Easy Treaining Choice (ETC), a cargo de la gestión del cambio.
Con la implementación en marcha desde el pasado mes de julio, el primer hito operativo está previsto para agosto de 2027, con la inscripción de asignaturas del segundo semestre. El despliegue completo se proyecta para diciembre de ese año y la estabilización se extenderá hasta marzo de 2028.
Una transformación que exige nuevas formas de trabajo
Durante la actividad, la expositora invitada, Martha Acevedo de Suárez, directora regional de Educación Superior para Latinoamérica de Indra Group, presentó la charla «Tendencias de la educación superior y la transformación digital». Explicó que el estudiantado actual espera resolver todos sus trámites en línea y sigue trayectorias menos lineales que las generaciones previas, en las que conviven estudio, trabajo, cambios de programa, interrupciones y nuevas credenciales.
Esta diversidad obliga a revisar la experiencia desde la postulación hasta el vínculo con las personas egresadas y a detectar a tiempo dificultades académicas, financieras o personales que podrían interrumpir la formación.
«La tecnología es la parte visible, pero la parte gruesa e importante es la estrategia, la transformación de los procesos, tener información para la toma de decisiones y las personas», sostuvo.
En la práctica, un expediente único reuniría asistencia, calificaciones y pagos para detectar riesgos y activar apoyos mediante herramientas de analítica predictiva. Automatizar tareas repetitivas permitiría destinar más tiempo al trabajo académico y a la atención de estudiantes.
Traducir esas posibilidades al trabajo cotidiano requerirá comunicación, formación y acompañamiento. En ese sentido, añadió: «Debemos comprometernos todos […] para que el proyecto esté orientado a apoyar los pilares estratégicos que tiene la institución y a contar con información oportuna y veraz para la toma de decisiones basada en hechos y no en supuestos».
En sus palabras de cierre, el rector Santiago González Larraín retomó la dimensión institucional y recordó que el proyecto comenzó a delinearse tras la acreditación de 2017, fue interrumpido por el estallido social y la pandemia y retomado en 2023.
La autoridad valoró que la fase financiera se completara dentro del plazo y el presupuesto previstos. Indicó que el nuevo desafío es mayor, porque la gestión académica atraviesa facultades, sedes y unidades administrativas, e involucra a toda la comunidad.
«Esta segunda etapa abarca toda la Universidad […] Acá somos todos los que tenemos que hacer un esfuerzo porque no se trata de implementar una herramienta tecnológica: hay que hacer un cambio cultural en la Universidad. Y ese cambio cultural consiste en que las cosas tenemos que hacerlas de otra forma, de una forma más eficiente, pensando en la necesidad de nuestros estudiantes», manifestó el rector.
Al vincular esa transformación con la aspiración institucional de avanzar hacia la excelencia, la autoridad sostuvo: «Esta es una herramienta fundamental que nos permite administrar, gestionar, conocer a nuestros estudiantes, mejorar la retención, mejorar nuestra productividad, resolver los problemas que ellos tengan».
En esa perspectiva, proyectó la implementación más allá de la acreditación inmediata y vinculó su éxito a la participación colectiva. Al dirigirse al equipo de Optimiza, el rector cerró: «Demostraron ya en la primera etapa que lo podemos hacer. Ahora tenemos que lograr este segundo gran hito».
El desafío planteado a lo largo de la jornada trasciende, por tanto, la incorporación de una plataforma: supone avanzar desde una gestión fragmentada hacia una visión común de cada trayectoria estudiantil, que permita sustentar decisiones oportunas, fortalecer el acompañamiento y favorecer la permanencia durante la formación.
